Avant tout licenciement pour motif personnel, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien. Une erreur sur la forme de cette convocation peut coûter une indemnité.
Reste à savoir par quel moyen l’envoyer, ce qu’elle doit contenir et quel délai respecter. Cet article détaille les modes d’envoi, les mentions obligatoires, les délais et les suites d’une irrégularité.
Qu’est-ce que l’entretien préalable au licenciement ?
L’entretien préalable est l’étape obligatoire avant tout licenciement pour motif personnel. Lors de cet entretien, l’employeur expose les motifs de sa décision envisagée et recueille les explications du salarié.
L’employeur ne doit pas avoir décidé de licencier avant cet entretien. Une promesse d’embauche pour remplacer le salarié, faite avant la convocation, montre que la décision était déjà arrêtée.
Pour le licenciement économique individuel, l’article L. 1233-11 impose la même logique : convocation avant toute décision, mêmes moyens d’envoi, mention de l’objet. Le licenciement collectif de moins de dix salariés sur trente jours suit aussi ces règles.
Une faute grave ne dispense pas de convoquer. Pour comparer avec un départ négocié, voyez les différences entre une rupture conventionnelle et un licenciement.
Quels délais pour la convocation ?
Le délai de cinq jours ouvrables part de la remise de la lettre en main propre ou de sa première présentation, jamais de son envoi.
Pour une recommandée, c’est la première présentation qui compte, pas le retrait. Le jour de la remise et celui de l’entretien ne comptent pas.
Pour la date la plus proche, procédez ainsi :
- Comptez cinq jours ouvrables à partir du lendemain de la présentation, samedi compris en général.
- Exemple : lettre présentée un mardi, sans férié, entretien au plus tôt le mardi suivant.
- Si la fin du délai tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, elle passe au jour ouvrable suivant.
- Si le salarié ne vient pas, voyez la gestion de l’abandon de poste et de la présomption de démission.
Comment envoyer la convocation ?
Le courriel ne suffit pas, ni le SMS. Les deux modes écrits prévus sont la lettre recommandée et la remise en main propre contre décharge.
La décharge est en pratique un écrit daté et signé par le salarié ; toutefois, l’absence de signature ne suffit pas à elle seule à rendre la procédure irrégulière si la remise est établie par ailleurs. La Cour de cassation rappelle que ces modes servent à éviter toute contestation sur la date de la convocation.
Pour une date vérifiable, les deux modes se comparent ainsi ; pour la suite d’un licenciement économique, il faut consulter le guide du CSP en cas de licenciement économique.
| Critère | Lettre recommandée | Remise en main propre |
|---|---|---|
| Preuve | Première présentation au destinataire (avis de réception) | Décharge datée et signée |
| Coût | Variable selon le tarif postal en vigueur (à vérifier auprès de La Poste) + supplément avec avis de réception | Sans frais d’envoi |
| Date vérifiable | Date de première présentation | Date inscrite sur la décharge |
Que doit contenir la convocation ?
La convocation annonce l’objet de l’entretien, qui dit qu’un licenciement est envisagé, puis la date, l’heure et le lieu : le lieu de travail ou le siège de l’entreprise. Elle nomme aussi la personne qui recevra le salarié.
Les griefs ne sont pas à détailler : l’employeur les explique pendant l’entretien.
La mention d’assistance dépend des représentants du personnel :
- Avec représentants : un salarié de l’entreprise, représentant du personnel ou non, peut assister le salarié.
- Sans représentants : une personne de son choix appartenant au personnel, ou un conseiller du salarié.
- Sans représentants, il faut aussi indiquer la mairie (celle du domicile si elle est dans le même département que l’entreprise, sinon celle du lieu de travail) et l’inspection du travail, où la liste des conseillers se consulte.
Qui peut assister à l’entretien ?
Côté salarié
Si l’entreprise a des représentants du personnel, le salarié choisit une personne appartenant au personnel de l’entreprise. Sans représentants, il peut choisir une personne de l’entreprise ou un conseiller du salarié.
Ce conseiller figure sur une liste départementale arrêtée par le préfet. Elle est consultable en mairie et à la section d’inspection du travail, révisée tous les trois ans et complétée entre deux révisions.
Le salarié communique au conseiller la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Il informe ensuite l’employeur de la présence de ce conseiller.
Côté employeur
Côté employeur, la règle est plus stricte. Il peut se faire représenter par un membre du personnel de l’entreprise. En revanche, il ne peut pas confier l’entretien à une personne étrangère à l’entreprise.
Le salarié, lui, a un droit d’assistance, que la convocation rappelle. L’employeur n’a pas de droit général équivalent, donc il doit désigner quelqu’un de la maison. Dans tous les cas, l’entretien reste individuel : il ne concerne qu’un seul salarié.
Que se passe-t-il si la convocation est irrégulière ?
Une irrégularité de procédure ne rend pas le licenciement nul à elle seule.
Si le motif est réel et sérieux, le licenciement reste valable, et le juge peut seulement accorder au salarié une indemnité à la charge de l’employeur. Cette indemnité ne peut pas dépasser un mois de salaire.
Son absence à une convocation régulière ne bloque pas la procédure. Si l’entretien est reporté à sa demande, il faut lui écrire la nouvelle date et la nouvelle heure.
Une adresse erronée expose à une contestation : avant l’envoi, il faut vérifier l’adresse du salarié. Pour un salarié inapte après une maladie professionnelle, voyez le piège du licenciement pour inaptitude.
Que devient la procédure après l’entretien ?
La lettre de licenciement ne peut pas partir moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien. Il faut donc attendre ce délai avant de l’envoyer.
Pour un licenciement personnel, la lettre doit énoncer le ou les motifs, selon l’article L. 1232-6 du Code du travail. Il faut les écrire en termes précis, sans formule générale.
Le délai pour envoyer la lettre après l’entretien dépend du type de licenciement :
- Licenciement disciplinaire : au plus tard un mois après la date fixée pour l’entretien.
- Licenciement économique individuel d’un salarié non-cadre : au moins sept jours ouvrables après l’entretien.
- Licenciement économique individuel d’un cadre : au moins quinze jours ouvrables après l’entretien.
- Ces délais économiques ne s’appliquent pas en cas de redressement ou de liquidation judiciaire.
Une convocation bâclée coûte cher. Il faut retenir trois points : pas de courriel, une lettre recommandée ou une remise en main propre contre décharge, et un entretien au moins cinq jours ouvrables après la remise.
Le prochain pas consiste à vérifier l’adresse du salarié, rédiger la convocation, puis la faire partir par le mode choisi, preuve à l’appui.
Foire aux questions
Peut-on convoquer un salarié à un entretien préalable pendant un arrêt maladie ?
Oui. L’arrêt maladie ne bloque pas l’envoi de la convocation. Si l’état de santé du salarié oblige à reporter l’entretien, il faut lui écrire la nouvelle date et la nouvelle heure.
Le modèle de lettre de convocation publié par le Code du travail numérique est-il obligatoire ?
Non, le modèle publié sur le Code du travail numérique n’est pas obligatoire. On peut le reprendre ou le personnaliser, à condition de garder les mentions légales et les délais. Seul le contenu compte, pas le modèle utilisé.
La faute grave dispense-t-elle de convoquer le salarié à un entretien préalable ?
Non : la faute grave ne supprime pas l’entretien préalable. Même en cas de faute grave, il faut convoquer le salarié dans les mêmes formes et les mêmes délais que pour un autre motif personnel.